お中元やお歳暮、母の日などのギフトの時期になると、注文が増えるだけでなく、1件ごとに確かめることも増えます。のしの種類、名入れ、お届け日の指定、送り主と届け先の違い。これを備考欄から読み取って出荷票に書き写す作業は、間違えるとお客様の大切な贈り物に関わるので、気が抜けません。
この記事では、この「確認と書き写し」を減らす方法を、お金をかけずにすぐできる順に5つ紹介します。
1. のしの種類を「選ぶ形」にする
備考欄に自由に書いてもらうと、「お祝い」「御祝」「内祝い（名前入り）」のように書き方がばらばらになり、読み取るのに時間がかかります。楽天市場なら商品ページの項目選択肢で、のしの有無・種類・名入れの有無を選んでもらう形にできます。選ぶ形にするだけで、注文データの決まった場所に同じ書き方で入るようになり、確認がぐっと楽になります。
2. 名入れの文字だけを自由記入にする
自由に書いてもらう欄は、名入れの文字のように「選べないもの」だけに絞ります。欄の説明に「例：山田」のように書き方の見本を入れておくと、敬称の有無や表記ゆれも減ります。
3. お届け日の指定は「出荷日」に直して並べる
お届け日の指定がある注文は、地域ごとの配送日数を引いて「いつ出荷すればよいか」に直してから並べると、出荷の順番を考える手間がなくなります。表計算ソフトで、届け先の都道府県から配送日数を引く表を一度作っておくだけでも効果があります。
4. 出荷前の確認を「チェック項目」にする
ベテランの方の頭の中にある確認の順番を、紙1枚のチェック項目にしておきます。「のしの種類」「名入れの文字」「お届け日」「送り主の名前」を毎回同じ順番で見るだけで、見落としが減り、繁忙期に応援の人が入っても同じように確認できます。
5. 注文データから自動で読み取る
1〜4で入力の形がそろうと、注文データから「のし」「名入れ」「お届け日」を自動で読み取り、出荷票や作業指示に自動で写せるようになります。楽天・Yahoo!ショッピング・自社サイトなど販路が複数あっても、1つの一覧にまとめて同じように扱えます。
実際に、楽天と自社サイトで販売しているメーカー様では、毎日約3時間かかっていた受注の作業が、自動化のあと約20秒になりました（導入後3ヶ月間の実測）。
まとめ
- まずは、のしの種類を選ぶ形にして、自由記入を減らす
- お届け日は出荷日に直して並べ、確認はチェック項目にする
- 入力の形がそろったら、注文データからの自動読み取りで書き写しをなくす
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